Los registros contables

Antes del siglo XX la contabilidad usaba tres registros para captar la información que se generaba en las empresas. A principios del siglo XX se dejó de utilizar uno de ellos: el Borrador, que servía para anotar todo lo que sucedía en la empresa, incluso las cartas que se expedían.

Durante parte del siglo pasado la contabilidad se llevó a través de dos registros: el Diario y el Mayor, entendidos como dos libros empastados con sus páginas debidamente foliadas, que debían autorizarse por Hacienda antes de usarlos. Todavía es posible encontrar en papelerías estos libros que algunas pequeñas empresas utilizan.

Tras una larga discusión y producto, también, de lo que sucedía en otros países durante los años 60 del siglo pasado, se logró que la autoridad autorizara llevar la contabilidad en hojas sueltas. Esto fue de vital importancia, porque habían llegado al mercado mexicano máquinas de contabilidad, que fueron conocidas como alfa-numéricas, con dos teclados, uno de máquina de escribir y otro de calculadora, en el rodillo de la máquina podía insertarse una hoja de diario y un dispositivo plástico que se colocaba sobre el mismo rodillo, permitía ir colocando la hoja del mayor correspondiente y registrar cada asiento al mismo tiempo, por copia al carbón, en el mayor y en el diario. Al terminar el ejercicio social, se empastaban el diario y el mayor y Hacienda los autorizaba cuando ya tenían consignadas todas las operaciones. Gracias a esta tecnología, en la siguiente década el diario se volvió innecesario y para fines del siglo las diversas disposiciones legales permitieron no llevarlo y conservar sólo el Mayor.

Quien estudia contabilidad concentre sus esfuerzos en el Mayor, ya que es el registro más cercano a los usuarios de la contabilidad, la mayoría de las preguntas que cualquier usuario hace a su contador se contestan con información obtenida de dicho libro, por ejemplo: ¿Cuánto dinero hay en el banco?  ¿Qué existencia de mercancías se tiene?  ¿Cuánto deben los clientes? ¿Cuánto hay de utilidad? Algún profesor llamó al mayor y en concreto a la cuenta “el instrumento formal de la contabilidad”.

En la actualidad existen una diversidad de paquetes computacionales para el manejo de la contabilidad, la mayoría de ellos nos permiten ir registrando una a una las operaciones, en una pantalla semejante en cuanto diseño a un Diario, por ello lo estudiamos, y el paquete automáticamente captura la información y actualiza los saldos de las cuentas afectadas.

De hecho, al final del registro es posible obtener un listado de los asientos que, para fines prácticos, es idéntico a un diario y todavía muchos contadores lo usan para revisar la corrección de cada asiento.

Los sistemas computarizados evitan las labores mecánicas y permiten que se obtengan automáticamente balanzas de comprobación y estados financieros. Ahora la autoridad prefiere que le enviemos copia de estos registros electrónicos tratando de aprovechar la tecnología.

francisco.calleja52@gmail.com

La contabilidad electrónica

El Servicio de Administración Tributaria (SAT), basado en diversas modificaciones al Código Fiscal de la Federación, publicó la semana pasada las reglas aplicables a las personas físicas y morales que llevarán contabilidad por medios electrónicos a partir del 1 de julio. La idea, según se dice, es facilitar al contribuyente el cumplimiento de sus obligaciones fiscales. Las personas morales y las personas físicas con actividad empresarial o que están obligadas a llevar contabilidad informarán de manera automática al SAT de sus saldos al final de cada periodo mensual. Según cálculos hay un millón seiscientos mil personas morales que usarán esta contabilidad electrónica y la mayoría de los expertos opinan que el 95% de ellas no están preparadas para esta modificación. La información detallada puede encontrarse en la segunda resolución de modificaciones a la Regla miscelánea fiscal para 2014, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4 de julio pasado.

Deberán llevarse de manera electrónica el catálogo de cuentas, las pólizas o registros analíticos de las operaciones y la balanza de comprobación mensual.

Es especialmente importante la mención de que debe entregarse la balanza de comprobación correspondiente a julio, agosto y septiembre en un plazo de 90 días, para las balanzas de octubre y noviembre el plazo es de sólo 60 días y de 30 para la de diciembre. El año próximo se tendrá hasta el día 25 del mes siguiente para entregar dicha balanza, que incluirá saldo inicial, movimientos y saldo final de todas las cuentas, con un campo adicional que incluya el Código Agrupador del SAT.

La balanza de comprobación, simple instrumento de verificación sobre el adecuado importe de los cargos y abonos, viene ahora a cobrar una nueva importancia y, académicamente, será importante explicarla a los alumnos en este formato electrónico, que es con el que convivirán en su vida profesional.

A partir de octubre debe entregarse también el catálogo de cuentas, aunque las pólizas que contienen cada asiento contable se entregarán sólo a requerimiento de las autoridades.  Es muy importante señalar que el catálogo de cuentas debe estar “armonizado” con el Código Agrupador, publicado en los anexos de las reglas, que tiene 75 cuentas y algunas subcuentas. Si el contribuyente tiene más cuentas sólo estará obligado a reportar las que se le solicitan. Si no usa algunas de las cuentas del Código no necesita mencionarlas.

También es oportuno iniciar una explicación a fondo del catálogo de cuentas para alumnos contadores y para los que no lo son, a fin de que todos entiendan lo que están enviando al SAT a partir de este momento.

Los paquetes contables producen un listado de operaciones, en orden cronológico y numerado consecutivamente, al que suena bastante decimonónico llamar pólizas, aunque el SAT no se haya enterado de eso, pero según parece habrá que adquirir un software especial para poder enviar la información que se solicita a las empresas en el formato adecuado.

francisco.calleja52@gmail.com